Nutzerprofil: Geschäftliche Fachkräfte

Profil: E-Mail-Verwaltung, Besprechungsprotokolle, strategische Planung, Analyse und Kommunikation auf Führungsebene. Hauptziel: Professionalität, Klarheit, Geschwindigkeit und Vertraulichkeit.

Empfohlene Einrichtung

Anbieter

• Primär: GPT-5.4 oder Claude Sonnet 4.6 für allgemeine Geschäftsaufgaben, oder OpenAI-Compatible, das auf Ihren Azure OpenAI-Endpunkt zeigt, für Anforderungen an die Unternehmens-Compliance.
• Datenschutz: Lokal (Ollama), wenn Sie mit streng vertraulichen Finanzdaten, M&A-Gesprächen oder Personalangelegenheiten arbeiten.
• Geschwindigkeit: GPT-5.4 Mini oder Gemini 3.5 Flash für schnelle Formatierungen und unkritische Entwürfe.

Dies sind die Spitzenmodelle, die Rephlo über die verwaltete Dedicated API anbietet; GPT-5.5 und Claude Opus 4.8 erfordern Pro Plus oder höher. Mit Ihrem eigenen Schlüssel (BYOK) können Sie jedes Modell nutzen, das Ihr Anbieterkonto unterstützt.

Hinweis: Azure OpenAI wird über den Anbietertyp OpenAI-Compatible verbunden — wählen Sie OpenAI-Compatible und geben Sie Ihren Azure-Deployment-Endpunkt als Base URL sowie Ihren Deployment-Namen als Model Name ein. Sie erhalten weiterhin die Sicherheit, Compliance und regionale Datenresidenz von Azure auf Enterprise-Niveau.

Knowledge Spaces

• Space: Q3 Strategy (Strategische Pläne, KPIs, Wettbewerbsanalyse).
• Space: Meeting Transcripts (Vergangene Entscheidungen, Historie der Aktionspunkte).
• Space: Company Templates (E-Mail-Vorlagen, Berichtsformate, Markenrichtlinien).

Wichtige Commands

1. „Höfliche Absage"

   • Prompt: „Verfasse eine höfliche, aber bestimmte Absage auf diese Einladung. Bewahre die Beziehung und lasse die Tür für eine zukünftige Zusammenarbeit offen."
   • Verwendung: Wählen Sie eine eingehende E-Mail oder Besprechungsanfrage aus.

2. „Executive Summary"

   • Prompt: „Fasse dieses lange Dokument zu einer einseitigen Kurzzusammenfassung für die Geschäftsleitung zusammen. Konzentriere dich auf zentrale Erkenntnisse, Risiken, Kosten und empfohlene Maßnahmen. Verwende Aufzählungspunkte für mehr Klarheit."
   • Verwendung: Wählen Sie umfangreiche Berichte, Angebote oder Recherchedokumente aus.

3. „Action Items"

   • Prompt: „Extrahiere eine umfassende Liste von Action Items aus diesen Besprechungsnotizen. Gib dabei an: Aufgabenbeschreibung, Verantwortliche/r, Frist und Prioritätsstufe."
   • Verwendung: Wählen Sie unbearbeitete Besprechungsnotizen oder Transkripte aus.

4. „SWOT-Analyse"

   • Prompt: „Führe anhand des bereitgestellten Texts eine strukturierte SWOT-Analyse durch (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken). Formatiere das Ergebnis als Tabelle."
   • Verwendung: Wählen Sie Marktforschungsdaten, Wettbewerbsanalysen oder strategische Dokumente aus.

5. „Vorstandsreifes Format"

   • Prompt: „Formatiere diesen Inhalt für eine Vorstandspräsentation um. Verwende eine Sprache auf Führungsebene, hebe zentrale Kennzahlen hervor, berücksichtige Risikoaspekte und strukturiere den Inhalt für eine 5-minütige mündliche Zusammenfassung."
   • Verwendung: Wählen Sie Berichtsentwürfe oder Statusupdates vor Vorstandssitzungen aus.

6. „Stakeholder-E-Mail"

   • Prompt: „Verfasse eine professionelle E-Mail an die Stakeholder, die dieses Update zusammenfasst. Fasse dich kurz, hebe die Auswirkungen hervor und nenne klare nächste Schritte."
   • Verwendung: Wählen Sie Projektupdates, Statusberichte oder abgeschlossene Meilensteine aus.

Workflow-Beispiel: Nachbereitung von Besprechungen

1. Aufzeichnen: Sie haben unstrukturierte Notizen aus einer chaotischen Brainstorming-Sitzung.
2. Bereinigen: Wählen Sie die Notizen aus. Führen Sie „Besprechungsprotokoll formatieren" aus.
3. Extrahieren: Führen Sie „Action Items" aus, um eine nachverfolgbare Aufgabenliste zu erstellen.
4. Entwerfen: Führen Sie „Stakeholder-E-Mail" aus, um eine Follow-up-Nachricht zu erstellen.
5. Senden: Fügen Sie den Text mit Zuversicht in Outlook ein.

Workflow-Beispiel: Vorbereitung einer Vorstandssitzung

1. Sammeln: Erfassen Sie Quartalsdaten, KPIs und Projektupdates.
2. Zusammenfassen: Führen Sie „Executive Summary" für jedes wichtige Dokument aus.
3. Analysieren: Führen Sie „SWOT-Analyse" für die Daten zur Wettbewerbslandschaft aus.
4. Formatieren: Führen Sie „Vorstandsreifes Format" für Ihre Präsentationsentwürfe aus.
5. Überprüfen: Nutzen Sie den Space „Q3 Strategy" für kontextbewusste Verfeinerungen.

Workflow-Beispiel: Quartalsgeschäftsbericht (QBR)

1. Zusammenstellen: Erfassen Sie Leistungsdaten aus mehreren Quellen.
2. Zusammenfassen: Führen Sie „Executive Summary" für jeden Abteilungsbericht aus.
3. Identifizieren: Führen Sie „Action Items" für die Zusagen des vorherigen Quartals aus, um den Umsetzungsstand zu verfolgen.
4. Synthetisieren: Nutzen Sie Multi-Turn Chat, um Ihre QBR-Erzählung iterativ zu verfeinern.
5. Präsentieren: Exportieren Sie den fertigen Inhalt für Ihr Präsentationsdeck.

Profi-Tipps für geschäftliche Fachkräfte

Gehen Sie sorgsam mit vertraulichen Informationen um

Wechseln Sie bei sensiblen Inhalten (M&A-Gesprächen, Personalangelegenheiten, Finanzprognosen, Rechtsdokumenten) zu Ollama als Anbieter. So bleibt die gesamte Verarbeitung lokal auf Ihrem Rechner — es verlassen keine Daten Ihren Computer. Konfigurieren Sie dies unter Settings > Providers.

Erstellen Sie Command-Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben

Geschäftsabläufe sind oft repetitiv. Erstellen Sie dedizierte Commands für:

• Formatierung wöchentlicher Statusberichte
• Monatliche KPI-Zusammenfassungen
• Vorbereitung von Quartalsüberprüfungen
• Standard-Antworttypen für E-Mails

Sparen Sie Zeit, indem Sie denselben ausgefeilten Command ausführen, anstatt Ihre Anforderungen jedes Mal neu zu erklären.

Nutzen Sie History für Audit-Trails

Jede Ausführung in Rephlo wird mit Zeitstempel in History protokolliert. Das bietet:

• Dokumentation, wann Analysen durchgeführt wurden
• Nachvollziehbarkeit, welche Eingaben zu welchen Ausgaben geführt haben
• Die Möglichkeit, frühere Arbeiten zu reproduzieren oder zu verfeinern
• Einen Nachweispfad für Compliance-Anforderungen

Rufen Sie History über das linke Navigationsfeld auf, um vergangene Ausführungen zu überprüfen.

Nutzen Sie Multi-Turn Chat für strategische Diskussionen

Nutzen Sie bei komplexer strategischer Planung, die mehrfaches Feintuning im Dialog erfordert, Multi-Turn Chat statt einmaliger Commands. Chat behält den Gesprächskontext bei und ermöglicht es Ihnen:

• Geschäftspläne mithilfe von Anschlussfragen iterativ zu verfeinern
• Analysen anhand neuer Überlegungen zu verfeinern
• „Was-wäre-wenn"-Szenarien in einem natürlichen Dialog zu erkunden

Vertraulichkeits- und Datenschutzüberlegungen

Datensensibilität	Empfohlener Anbieter	Grund
Öffentliche Informationen	Beliebiger Cloud-Anbieter	Geschwindigkeit und Qualität
Interne Dokumente	OpenAI-Compatible (Azure OpenAI)	Unternehmens-Compliance
Vertraulich (HR, Recht)	Ollama (Lokal)	Keine Datenübertragung
Hochsensibel (M&A, Vorstand)	Ollama (Lokal)	Vollständige Privatsphäre

Best Practice: Erstellen Sie separate Spaces für unterschiedliche Sensibilitätsstufen. Verwenden Sie den Space „Confidential" nur, wenn Ollama als Anbieter ausgewählt ist.

Vorgeschlagene Command-Gruppen

Organisieren Sie Ihre geschäftlichen Commands in funktionalen Gruppen für schnelleren Zugriff:

Gruppenname	Commands
Communication	Höfliche Absage, Stakeholder-E-Mail, Follow-up-Entwurf
Analysis	SWOT-Analyse, Executive Summary, Risikobewertung
Reporting	Action Items, Vorstandsreifes Format, KPI-Zusammenfassung
Meetings	Protokoll formatieren, Agenda-Ersteller, Entscheidungsprotokoll

Erstellen Sie Command-Gruppen im Bereich Commands, indem Sie auf „New Group" klicken und zusammengehörige Commands hineinziehen.

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