Kernkonzept: Spaces
Knowledge Spaces (kurz Spaces) sind Rephlos dokumentenbasierte Kontextspeicher. Damit können Sie der KI Ihre spezifischen Projekte, Dokumente oder Styleguides „beibringen". Wenn ein Space aktiv ist, greift Rephlo darauf zu, um Antworten zu erzeugen, die auf Ihren Dateien basieren.
Was ist ein Space?
Stellen Sie sich einen Space als einen Ordner mit Referenzmaterial mit einem Token-Budget vor.
- Ohne Space: Die KI verlässt sich nur auf ihr allgemeines Training (z. B. „Schreibe einen Vertrag").
- Mit einem Space: Die KI nutzt Ihre Dateien (z. B. „Schreibe einen Vertrag unter Verwendung der Bedingungen in meinem hochgeladenen PDF").
Jeder Space kann ein kleines Stück visuelle Identität tragen:
- Emoji icon — ein einzelnes Emoji zur schnellen Wiedererkennung in der Benutzeroberfläche.
- Color (
#RRGGBB-Hexwert, z. B.#3B82F6) — dient zum Gestalten der Karte und der Badges des Space.
Unterstützte Datentypen
Sie fügen einem Space Dateien hinzu; Rephlo extrahiert deren Text und speichert ihn. Unterstützte Dateitypen und ihre Größenlimits pro Datei:
| Typ | Dateiendung | Max. Größe |
|---|---|---|
.pdf | 50 MB | |
| Word | .docx | 50 MB |
| Reiner Text | .txt | 10 MB |
| Markdown | .md | 10 MB |
| CSV | .csv | 20 MB |
Der extrahierte Text jeder aufgenommenen Datei wird zusammen mit ihrer Roh-Token-Anzahl gespeichert – und, sofern kompaktiert, mit einer Compact-Token-Anzahl.
So funktioniert es
- Aufnahme — Sie fügen Dateien hinzu. Rephlo extrahiert deren Textinhalt und speichert ihn.
- Einspeisung — Wenn Sie einen Command mit angehängtem Space ausführen, fügt Rephlo den Space-Inhalt in den an die KI gesendeten Prompt ein.
- Generierung — Die KI liest diesen Kontext und antwortet basierend auf Ihren Dokumenten.
Lokale Suche (RAG): Rephlo kann einen lokalen Index Ihres Roh-Space-Inhalts erstellen, sodass nur die relevantesten Abschnitte abgerufen werden, anstatt alles zu senden. Der lokale Index funktioniert nur mit Rohtext — deshalb ist Smart Search (Rohinhalt) der Standard-Datenmodus für neue Spaces (siehe unten).
Token-Budget
LLMs haben ein Limit, wie viel Text sie auf einmal lesen können (das Kontextfenster). Jeder Space verfolgt seine Größe im Verhältnis zu einem Token-Budget:
- Token-Budget — Standardwert 100.000 Token; Minimum 1.000, Maximum 1.000.000.
- Roh-Token-Anzahl — Gesamtzahl der Token über alle Elemente, die Rohinhalt verwenden.
- Compact-Token-Anzahl — Gesamtzahl der Token über alle Elemente, die Compact-Inhalt (zusammengefasst) verwenden.
Diese beiden Werte werden unabhängig voneinander erfasst, damit Sie sehen können, was ein Space in jedem Modus kostet. Jede Datei hat ihre eigene Roh- und Compact-Token-Anzahl (zusammengefasst), und der Space summiert diese.
Datenmodi, KI-Suche (RAG) und Token-Kosten
Ein Space kann der KI seinen Inhalt auf verschiedene Arten bereitstellen. Welchen Modus Sie verwenden, wirkt sich stärker auf die Token-Kosten aus als die Rohgröße des Space.
Datenmodi
Jeder Space hat einen Standard-Datenmodus (Commands können ihn pro Ausführung überschreiben):
- 🔍 Smart Search (Standard) — sendet Ihren Rohinhalt und ist kostenlos. Bei einem kleinen Space wird der vollständige Text gesendet; sobald der Space wächst, werden nur die relevantesten Teile abgerufen.
- 🗜️ Compact — sendet eine KI-generierte Zusammenfassung jeder Datei anstelle ihres vollständigen Texts — der ursprüngliche Rohtext bleibt weiterhin erhalten — und verbraucht dadurch deutlich weniger Token, auf Kosten einiger Details. Das Erstellen dieser Zusammenfassungen verbraucht Credits (sie werden danach wiederverwendet).
Rephlo kann aus jedem Space die relevantesten Passagen abrufen — bei Smart Search ebenso wie bei Compact. Der Datenmodus bestimmt nur dann, was gesendet wird, wenn die Suche nicht zutrifft (siehe unten).
KI-Suche (RAG)
Wenn Sie einen Command ausführen oder mit einem Space chatten, verwendet Rephlo RAG (Retrieval-Augmented Generation). Anstatt den gesamten Space zu senden, durchsucht es Ihre Dokumente semantisch und sendet nur die Passagen, die zu Ihrer Anfrage passen. Dies geschieht für jeden Space, unabhängig von seinem Datenmodus — die Suche läuft auf Ihrem Gerät, sodass Ihre Dokumente Ihren Rechner nie verlassen.
Sie stellen ein, wie streng die Suche ist, über ein RAG-Profil in den RAG-Sucheinstellungen:
- Das Profil legt einen Übereinstimmungsschwellenwert fest — wie ähnlich eine Passage Ihrer Anfrage sein muss, um berücksichtigt zu werden — von Very Lenient (schwächere Treffer akzeptieren) bis Strictest (nur Treffer mit hoher Konfidenz), wobei Balanced der Standard ist.
- Wenn zu wenig relevant ist oder Sie eine Frage zum gesamten Space stellen, sendet Rephlo als Rückfalloption den gesamten Space, damit Sie nie den Kontext verlieren. Dieser Rückfall ist der einzige Punkt, an dem der Datenmodus eine Rolle spielt: Ein Smart Search-Space sendet den vollständigen Rohtext jeder Datei, während ein Compact-Space die kürzere Zusammenfassung jeder Datei sendet.
Was kostet also am wenigsten Token?
Das hängt vor allem davon ab, ob die Suche greift:
| Was an die KI gesendet wird | Wann | Relative Token-Kosten |
|---|---|---|
| Nur die zu Ihrer Anfrage passenden Passagen (RAG) | Die Suche greift — der übliche Fall | Am niedrigsten |
| Die Compact-Version (zusammengefasst) jeder Datei im Space | Rückfall, Space im Compact-Modus | Mittel |
| Der gesamte Rohtext jeder Datei | Rückfall, Space im Smart-Search-Modus | Am höchsten |
Smart Search ist also nicht automatisch „teurer". Wenn die Suche greift, sendet jeder Space — Smart Search oder Compact — nur die passenden Passagen, in der Regel weniger Token, als jede Datei zu senden — und Smart Search kostet keine Credits. Der Datenmodus verändert die Kosten nur, wenn Rephlo auf das Senden des gesamten Space zurückfällt: Dort ist Compact (jede Datei zusammengefasst) leichter als Smart Search (der vollständige Rohtext jeder Datei), aber das Erstellen dieser Zusammenfassungen kostet Credits. Die genaue Token-Anzahl hängt weiterhin von Ihrer Anfrage, den passenden Passagen und der Größe des Space ab.
Wann Sie den Modus wechseln sollten — und welche Credit-Sicherungen es rund um Compact gibt — erfahren Sie unter Datenmodi & Compaction.
Spaces und Commands (Many-to-Many)
Ein Space steht mit Commands in einer many-to-many-Beziehung:
- Ein einzelner Space kann mit vielen Commands verknüpft sein.
- Ein einzelner Command kann mehrere Spaces verwenden und einen davon als Default Space für die Schnellausführung festlegen.
Spaces verwalten
- Active Space — Pro Interaktion ist nur ein Space „Active". Sie können den aktiven Space sofort über das Dashboard oder den Command Runner wechseln (z. B. vom Kontext „Project A" zu „Personal Finance").
- Archive (Soft Delete) — Spaces werden archiviert statt direkt gelöscht. Archivierte Spaces werden aus aktiven Ansichten und Command-Zuordnungen ausgeschlossen und müssen vor dem endgültigen Löschen archiviert werden.
Den vollständigen Lebenszyklus (Hochladen, Indizieren, Bearbeiten, Archivieren) finden Sie unter Spaces verwalten.
Nächstes Konzept: Erfahren Sie mehr über Anbieter (Providers) — die Engines, die die KI antreiben.