Khái niệm cốt lõi: Spaces

Knowledge Spaces (hay gọi tắt là Spaces) là kho ngữ cảnh dựa trên tài liệu của Rephlo. Chúng cho phép bạn "dạy" AI về các dự án, tài liệu, hoặc style guide cụ thể của bạn. Khi một Space đang hoạt động, Rephlo truy xuất từ đó để tạo ra câu trả lời có căn cứ trên chính tệp của bạn.

Space là gì?

Hãy hình dung một Space như một thư mục tài liệu tham khảo có ngân sách token.

• Không có Space: AI chỉ dựa vào kiến thức huấn luyện chung của nó (ví dụ: "Viết một hợp đồng").
• Có Space: AI sử dụng các tệp của bạn (ví dụ: "Viết một hợp đồng dùng các điều khoản trong tệp PDF tôi đã tải lên").

Mỗi Space có thể mang một chút bản sắc hình ảnh riêng:

• Biểu tượng emoji — một emoji duy nhất để nhận diện nhanh trong giao diện.
• Màu sắc (mã hex #RRGGBB, ví dụ #3B82F6) — dùng để tạo màu chủ đề cho thẻ và nhãn của Space.

Các loại dữ liệu được hỗ trợ

Bạn thêm tệp vào một Space; Rephlo sẽ trích xuất và lưu trữ văn bản của chúng. Các loại tệp được hỗ trợ và giới hạn kích thước cho mỗi tệp:

Loại	Phần mở rộng	Kích thước tối đa
PDF	.pdf	50 MB
Word	.docx	50 MB
Văn bản thuần	.txt	10 MB
Markdown	.md	10 MB
CSV	.csv	20 MB

Văn bản trích xuất của mỗi tệp đã nạp được lưu trữ cùng với số token thô (raw), và (khi được compact) một số token compact.

Cách hoạt động

1. Nạp dữ liệu (Ingestion) — Bạn thêm tệp. Rephlo trích xuất và lưu trữ nội dung văn bản của chúng.
2. Chèn dữ liệu (Injection) — Khi bạn chạy một Command có đính kèm Space, Rephlo sẽ đưa nội dung Space vào prompt gửi cho AI.
3. Sinh câu trả lời (Generation) — AI đọc ngữ cảnh đó và trả lời dựa trên tài liệu của bạn.

Truy xuất cục bộ (RAG): Rephlo có thể xây dựng một chỉ mục cục bộ (local index) từ nội dung thô của Space để truy xuất những phần liên quan nhất thay vì gửi toàn bộ. Chỉ mục cục bộ chỉ hoạt động với văn bản thô (raw) — đó là lý do Smart Search (nội dung thô) là chế độ dữ liệu mặc định cho các Space mới (xem bên dưới).

Ngân sách token

LLM có giới hạn về lượng văn bản có thể đọc cùng lúc (cửa sổ ngữ cảnh — context window). Mỗi Space theo dõi kích thước của mình so với một ngân sách token:

• Ngân sách token — mặc định 100.000 token; tối thiểu 1.000, tối đa 1.000.000.
• Số token thô (Raw token count) — tổng số token trên tất cả các mục sử dụng nội dung thô (raw).
• Số token compact (Compact token count) — tổng số token trên tất cả các mục sử dụng nội dung compact (đã tóm tắt).

Hai con số này được theo dõi độc lập với nhau để bạn thấy được chi phí của một Space ở mỗi chế độ. Mỗi tệp có số token thô và compact (đã tóm tắt) riêng, và Space sẽ cộng dồn chúng lại.

Chế độ dữ liệu, truy xuất AI (RAG), và chi phí token

Một Space có thể cung cấp nội dung cho AI theo vài cách khác nhau. Cách bạn dùng ảnh hưởng đến chi phí token nhiều hơn là kích thước thô của Space.

Chế độ dữ liệu

Mỗi Space có một chế độ dữ liệu mặc định (các Command có thể ghi đè chế độ này cho từng lần chạy):

• 🔍 Smart Search (mặc định) — gửi nội dung thô của bạn và miễn phí. Với một Space nhỏ, nó gửi toàn bộ văn bản; khi Space lớn dần, nó chỉ truy xuất những phần liên quan nhất.
• 🗜️ Compact — gửi một bản tóm tắt do AI tạo ra cho mỗi tệp thay vì toàn bộ văn bản — văn bản thô gốc vẫn được giữ lại — dùng ít token hơn nhiều nhưng đánh đổi một phần chi tiết. Việc tạo các bản tóm tắt này tiêu tốn credit (sau đó chúng được tái sử dụng).

Rephlo có thể truy xuất những đoạn văn liên quan nhất từ bất kỳ Space nào — dù là Smart Search hay Compact. Chế độ dữ liệu chỉ quyết định nội dung nào được gửi đi khi việc truy xuất không áp dụng (xem bên dưới).

Truy xuất AI (RAG)

Khi bạn chạy một lệnh hoặc chat với một Space, Rephlo sử dụng RAG (retrieval-augmented generation — sinh câu trả lời tăng cường bằng truy xuất). Thay vì gửi toàn bộ Space, nó tìm kiếm theo ngữ nghĩa trong tài liệu của bạn và chỉ gửi những đoạn khớp với yêu cầu của bạn. Điều này xảy ra với mọi Space, bất kể chế độ dữ liệu nào — việc truy xuất chạy trên thiết bị của bạn, nên tài liệu của bạn không bao giờ rời khỏi máy.

Bạn tinh chỉnh mức độ nghiêm ngặt của việc truy xuất bằng một RAG profile trong RAG Retrieval settings:

• Profile này đặt một ngưỡng khớp (match threshold) — mức độ tương đồng mà một đoạn văn cần có với yêu cầu của bạn để được đưa vào — từ Very Lenient (chấp nhận các khớp yếu hơn) đến Strictest (chỉ các khớp có độ tin cậy cao), với Balanced là mặc định.
• Nếu có quá ít nội dung liên quan hoặc bạn đặt một câu hỏi về toàn bộ Space, Rephlo sẽ chuyển sang gửi toàn bộ Space để bạn không bao giờ mất ngữ cảnh. Đây là trường hợp duy nhất mà chế độ dữ liệu có ý nghĩa: một Space ở chế độ Smart Search gửi toàn bộ văn bản thô của mỗi tệp, còn một Space ở chế độ Compact gửi bản tóm tắt ngắn hơn của mỗi tệp.

Vậy chế độ nào tốn ít token nhất?

Điều đó phần lớn phụ thuộc vào việc truy xuất có áp dụng hay không:

Nội dung gửi cho AI	Khi nào	Chi phí token tương đối
Chỉ các đoạn khớp với yêu cầu của bạn (RAG)	Truy xuất áp dụng — trường hợp phổ biến	Thấp nhất
Phiên bản Compact (đã tóm tắt) của mỗi tệp trong Space	Fallback, Space ở chế độ Compact	Trung bình
Toàn bộ văn bản thô của mọi tệp	Fallback, Space ở chế độ Smart Search	Cao nhất

Vậy nên Smart Search không mặc nhiên "tốn kém hơn." Khi việc truy xuất áp dụng, bất kỳ Space nào — Smart Search hay Compact — cũng chỉ gửi những đoạn khớp, thường ít token hơn so với gửi toàn bộ tệp — và Smart Search không tốn credit. Chế độ dữ liệu chỉ thay đổi chi phí khi Rephlo chuyển sang gửi toàn bộ Space: trong trường hợp đó, Compact (mỗi tệp được tóm tắt) nhẹ hơn Smart Search (toàn bộ văn bản thô của mỗi tệp), nhưng việc tạo các bản tóm tắt đó tiêu tốn credit. Số token chính xác vẫn phụ thuộc vào câu hỏi của bạn, các đoạn khớp, và kích thước của Space.

Khi nào nên chuyển chế độ — và các cơ chế bảo vệ credit xung quanh Compact — được trình bày trong Data Modes & Compaction.

Spaces và Commands (Quan hệ nhiều-nhiều)

Một Space liên kết với Commands qua một quan hệ nhiều-nhiều (many-to-many):

• Một Space có thể liên kết với nhiều Command.
• Một Command có thể dùng nhiều Space, và có thể đặt một trong số đó làm Default Space để thực thi nhanh.

Quản lý Spaces

• Active Space — Chỉ có một Space "Active" (đang hoạt động) cho mỗi lượt tương tác. Bạn có thể chuyển đổi Space đang hoạt động ngay lập tức từ Dashboard hoặc Command Runner (ví dụ: từ ngữ cảnh "Project A" sang "Personal Finance").
• Archive (soft delete) — Các Space được lưu trữ (archive) thay vì bị xóa hẳn. Các Space đã lưu trữ sẽ không xuất hiện trong các màn hình đang hoạt động và các liên kết lệnh, và phải được lưu trữ trước khi xóa vĩnh viễn.

Để biết toàn bộ vòng đời (tải lên, lập chỉ mục, chỉnh sửa, lưu trữ), xem Managing Spaces.

---

Khái niệm tiếp theo: Tìm hiểu về Providers — cỗ máy vận hành AI.