Persona người dùng: Chuyên viên pháp chế & tuân thủ

Hồ sơ: Công ty luật, pháp chế nội bộ, trợ lý pháp lý và cán bộ tuân thủ — hợp đồng, thư từ, tài liệu chứng cứ, quy chế nội bộ và hồ sơ nộp cơ quan quản lý. Mục tiêu chính: Đi qua các tài liệu dài nhanh hơn mà không gửi tài liệu thuộc diện bảo mật hoặc có thể nhận diện khách hàng đến nơi không nên đến.

Rephlo là một công cụ, không phải tư vấn pháp lý và cũng không phải một chương trình tuân thủ. Nó cung cấp các biện pháp kiểm soát kỹ thuật — xử lý cục bộ, che thông tin và định tuyến — giúp bạn làm việc cẩn trọng với tài liệu nhạy cảm. Việc một cách dùng cụ thể có phù hợp với nghĩa vụ nghề nghiệp của bạn, với thỏa thuận dịch vụ pháp lý, với quy tắc bảo mật của hệ thống pháp luật nơi bạn hành nghề hay với chính sách của công ty luật hay không là điều chỉ bạn và tổ chức của bạn mới có thể phán đoán. Hãy xác nhận trước khi đưa tài liệu của khách hàng qua bất kỳ công cụ AI nào.

Thiết lập được đề xuất

Nhà cung cấp

• Làm việc với tài liệu dài (rà soát, tóm tắt, so sánh): Claude Sonnet 4.6 hoặc GPT-5.4 — ở đây điều quan trọng là độ dài ngữ cảnh và khả năng đọc kỹ.
• Phân tích khó nhất: GPT-5.5 hoặc Claude Opus 4.8 (Pro Plus trở lên).
• Tài liệu bảo mật hoặc có thể nhận diện khách hàng: một mô hình chạy trên máy, để không nội dung nào của bạn rời khỏi máy tính — hoặc một mô hình đám mây với cả việc che thông tin và Block send if redaction is uncertain đều được bật.
• Yêu cầu lưu trú dữ liệu của công ty luật: OpenAI-Compatible trỏ tới endpoint Azure OpenAI của công ty bạn.

Bật những mục này trước tiên

Mở Settings ▸ Privacy:

1. Scrub PII Before Cloud — loại bỏ thông tin cá nhân được phát hiện trước khi một yêu cầu đến nhà cung cấp đám mây.
2. Also detect dates & addresses (on-device AI) — lần tải một lần khoảng 1,16 GB, bổ sung tên, ngày sinh, địa chỉ và các giấy tờ tùy thân khác (hộ chiếu, bằng lái, CCCD/CMND, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng). Nếu không có nó, chỉ email, số điện thoại, SSN và thông tin thẻ được phát hiện. Trong công việc pháp lý, nhóm thông tin quan trọng nhất thường là tên — và tên nằm ở lớp này.
3. Block send if redaction is uncertain — Rephlo giữ yêu cầu lại thay vì gửi đi thứ mà nó không chắc đã làm sạch.
4. Force Local for Sensitive — chuyển mọi thứ bạn đã đánh dấu là nhạy cảm sang một mô hình chạy trên máy thay vì lên đám mây. Yêu cầu gói Pro trở lên và ít nhất một mô hình trên máy đã tải về.

Knowledge Spaces

• Space: Precedent & Clause Bank (các điều khoản đã được duyệt, phương án nhượng bộ, các biến thể đã đàm phán).
• Space: Firm Policies & Style (văn phong của công ty, quy tắc trình bày, mẫu thỏa thuận dịch vụ pháp lý).
• Space: Regulatory Source Material (văn bản pháp luật, hướng dẫn, ấn phẩm của cơ quan quản lý mà bạn thường tra cứu).
• Giữ hồ sơ vụ việc bên ngoài các Space dùng chung. Hãy đính kèm tài liệu của khách hàng vào một cuộc trò chuyện đơn lẻ. Space là một chỉ mục lâu dài, tìm kiếm được; còn tệp đính kèm thì không.

Các lệnh thiết yếu

1. "Clause Extraction"

   • Prompt: "Extract every clause in this agreement covering termination, liability, indemnity, governing law, assignment, and confidentiality. Quote each verbatim with its clause number. If a category is absent, say 'not present' — do not summarize a nearby clause in its place."
   • Cách dùng: Chọn một hợp đồng hoặc đính kèm nó vào một cuộc trò chuyện.

2. "Issue Spotting"

   • Prompt: "Read this agreement and list provisions that are unusual, one-sided, internally inconsistent, or that reference a defined term that is never defined. For each, quote the text and state the concern in one sentence. Do not propose fixes yet."
   • Cách dùng: Chọn bản dự thảo nhận được từ phía đối tác.

3. "Plain-English Translation"

   • Prompt: "Rewrite this passage in plain English for a business audience. Preserve every obligation, condition, exception, and deadline exactly. Flag anything genuinely ambiguous rather than resolving it."
   • Cách dùng: Chọn đoạn văn bản rắc rối để làm bản giải thích cho khách hàng hoặc ghi chú trình hội đồng.

4. "Obligations Table"

   • Prompt: "Produce a table of every obligation in this agreement: obligated party, what is required, trigger, deadline, and consequence of failure. Quote the clause number for each row."
   • Cách dùng: Chọn một hợp đồng đã ký khi bạn dựng lịch theo dõi nghĩa vụ.

5. "Redline Rationale"

   • Prompt: "Compare these two versions of the clause. State exactly what changed, and what each change does to the risk allocation between the parties. Ignore purely stylistic edits."
   • Cách dùng: Chọn đồng thời phần văn bản cũ và mới.

6. "Policy Gap Check"

   • Prompt: "Compare this internal policy against the attached regulatory guidance. List requirements in the guidance that the policy does not address. Quote both sides. Distinguish what the guidance requires from what it merely recommends."
   • Cách dùng: Chọn quy chế nội bộ, có đính kèm Space Regulatory Source Material.

Ví dụ quy trình: Rà soát lần đầu một hợp đồng nhận được

1. Kiểm tra trạng thái quyền riêng tư: che thông tin đang bật, lớp trên máy đã tải về, block-if-uncertain đang bật.
2. Đính kèm, đừng lập chỉ mục: đính kèm hợp đồng vào một cuộc trò chuyện thay vì thêm vào một Space.
3. Trích xuất: chạy "Clause Extraction" để có bản đồ cấu trúc.
4. Phát hiện: chạy "Issue Spotting" để tìm những điểm bất thường.
5. Đào sâu: chuyển sang chat nhiều lượt và đặt câu hỏi tiếp nối — cuộc trò chuyện giữ được ngữ cảnh, nên bạn có thể truy một điều khoản mà không phải dán lại toàn bộ hợp đồng.
6. Đối chiếu: mở hợp đồng và đọc lại từng điều khoản mà mô hình đã trích dẫn. Phần kiểm chứng được là các trích dẫn; phần nhận định thì không.

Ví dụ quy trình: Tài liệu quét và chụp ảnh

Chứng cứ, văn bản tố tụng và bản gốc đã ký thường đến dưới dạng bản quét.

1. Đặt bộ nhận dạng: Settings ▸ Privacy ▸ Scanned document language phải khớp với tài liệu.
2. Đính kèm bản quét: văn bản được nhận dạng ngay trên máy tính của bạn — không có gì được tải lên để đọc. Tài liệu dài được lập chỉ mục tới giới hạn 200 trang và gắn nhãn Partial OCR, vì vậy hãy kiểm tra nhãn đó trước khi coi một tập hồ sơ là đầy đủ.
3. Hình ảnh cũng được xử lý: một ảnh đính kèm có chứa thông tin cá nhân sẽ được thay bằng phần văn bản đã che thay vì gửi đi nguyên trạng.
4. Biết rõ giới hạn: OCR đọc văn bản. Chữ ký, ghi chú viết tay và những dòng ghi bên lề mà nó không đọc được sẽ không bị bắt — mà đó lại chính là nơi thông tin nhận dạng ẩn mình trong tài liệu tranh tụng. Hãy giữ block-if-uncertain ở trạng thái bật.

Chọn nơi chạy một yêu cầu

Tài liệu	Thiết lập đề xuất	Vì sao
Văn bản pháp luật công khai, hướng dẫn đã công bố, tra cứu chung	Mô hình đám mây bất kỳ	Không có gì bảo mật
Mẫu và tiền lệ của công ty, đã bỏ thông tin nhận dạng	Mô hình đám mây + che thông tin	Giữ trọn chất lượng mô hình
Hồ sơ vụ việc của khách hàng, thư từ	Mô hình chạy trên máy, hoặc Force Local for Sensitive	Không nội dung nào của bạn rời khỏi máy
Bất cứ thứ gì bạn sẽ không gửi qua email ra bên ngoài	Mô hình chạy trên máy	Hãy áp dụng đúng trực giác bạn vốn đã có

Dòng cuối cùng chính là phép thử thực tế. Nếu bạn phải đắn đo trước khi chuyển tiếp nó ra ngoài, hãy chạy nó tại chỗ.

Mẹo cho pháp chế & tuân thủ

Hãy kiểm chứng mọi trích dẫn. Từng cái một.

Các mô hình ngôn ngữ tạo ra những trích dẫn trông có vẻ chính xác nhưng không phải vậy — những bản án không tồn tại, những điều luật quy định điều khác, những câu trích chưa từng được viết ra. Điều này đã dẫn tới hậu quả nặng nề cho những người hành nghề trong các vụ việc có thật. Rephlo không kiểm chứng trích dẫn thay bạn. Hãy dùng các lệnh này để tìm và sắp xếp phần văn bản mà bạn đã có, và coi mọi nguồn dẫn do mô hình tự đưa ra là chưa được kiểm chứng cho đến khi bạn đọc tận gốc.

Trích dẫn hơn tóm tắt

Các lệnh ở trên cố ý yêu cầu trích nguyên văn kèm số điều khoản. Một câu trích có thể đối chiếu với tài liệu trong mười giây. Một bản tóm tắt thì bạn phải dựng lại từ đầu. Hãy ưu tiên những prompt buộc mô hình chỉ vào văn bản thay vì diễn giải lại.

Hỏi cái gì đang thiếu, không chỉ cái gì đang có

"Liệt kê những điều khoản còn thiếu" là cách dùng mô hình tốt hơn nhiều so với "tóm tắt hợp đồng này". Việc rà soát cái thiếu rất mệt với con người nhưng lại hoàn toàn máy móc với một mô hình.

Việc che thông tin làm thay đổi cả kết quả trả về

Nếu tên bị che trước khi gửi đi, phần trả lời cũng sẽ không có tên. Đó chính là mục đích — nhưng cũng có nghĩa là kết quả có chứa "[REDACTED]" cần một bước bạn tự điền lại. Với tài liệu mà danh tính các bên là yếu tố cốt lõi của phân tích, hãy chạy nó trên một mô hình trên máy.

Thời hạn lưu trữ là một quyết định, không phải giá trị mặc định

Settings ▸ Privacy ▸ History retention có các lựa chọn Forever, 90 ngày, 30 ngày hoặc Immediate. Lịch sử là bản ghi những gì bạn đã nhập vào. Với công việc hồ sơ vụ việc, hãy đặt nó theo chính sách lưu trữ của công ty thay vì để nguyên như lúc mới cài.

---

Persona tiếp theo: Quay lại Dành cho ngành dịch vụ tài chính hoặc Dành cho sinh viên.

Trang liên quan

• Quyền riêng tư & Dữ liệu — chi tiết mọi thiết lập che thông tin và định tuyến
• Mô hình chạy trên máy so với mô hình đám mây — mô hình cục bộ làm được gì và không làm được gì
• Cách Rephlo đọc tệp của bạn — tệp đính kèm, Spaces, bản quét và hình ảnh